PROGRESS REPORT ON THE IMPLEMENTATION OF UNCTAD’S PUBLICATIONS POLICY

TD United Nations Conference Trade Development UNITED NATIONS Distr: GENERAL TD//EX(16)/3 9 February 1998 Original: ENGLISH TRADE AND DEVELOPMENT BOARD Sixteenth executive session Geneva, 16 February 1998 Item 4 provisional agenda PROGRESS REPORT ON THE IMPLEMENTATION OF UNCTAD’ PUBLICATIONS POLICY Report UNCTAD secretariat GE.98-50129 TD//EX(16)/3 page 2 1. principles underlying UNCTAD’ publications policy guidelines governing implementation contained Report documentation publications (TD//EX(15)/5). Report represents outcome work task force established Secretary-General UNCTAD 1996 Trade Development Board’ discussion publications policy forty- session. Secretary-General endorsed Report 1997. guiding principles, Report number specific recommendations designed respond member States, conform United Nations publications policy, improve UNCTAD’ impact outreach, cost-effective resources. present report describes progress date implementation Report’ recommendations, developments external UNCTAD bearing institution’ publications policy. 1. Preparation publications programme 2. core recommendation Report establishment Publications Committee assume responsibility overseeing effective implementation UNCTAD’ publications policy developing innovations. Publications Committee duly appointed October 1997 chairmanship Deputy Secretary-General. met date, addressing matters concern, including -publishing -assessment. 3. major task Publications Committee biennium plan approve draft publications programme prior submission UNCTAD’ programme budget proposals United Nations Headquarters. examining publications programme proposed Divisions, Committee , , seek ensure publications respect United Nations criteria, comply mandates, reflect priorities correspond real . exercise, Committee guided lessons learned feedback received assessment mechanisms previous biennium. , time Secretary-General UNCTAD share proposed publications programme Working Party Medium-term Plan Programme Budget submission secretariat intergovernmental processes York, present list publications systematic screening process case . called Report, planning publications programme 2000-2001 biennium , , initiated Publications Committee September 1998; Secretary-General UNCTAD member States late 1998 proposed list publications biennium, fulfillment paragraph 107() “ Partnership Growth Development” (TD/378). 4. regard publications programme 1998-1999 biennium, recalled detailed information presented Working Party January 1997 session. Subsequently, Secretary-General UNCTAD submitted draft programme budget, including list proposed publications, Secretary-General United Nations, account comments Working Party. , UNCTAD secretariat conducted survey proposed publications, results member States . June Working Party considered UNCTAD part programme budget proposed Secretary-General United Nations General Assembly. , Committee Programme Coordination (CPC) Advisory Committee Administrative Budgetary Questions TD//EX(16)/3 page 3 (ACABQ) considered proposed programme budget, account views comments Working Party. Committee reviewed programme budget light views CPC ACABQ, adopted resolution approving UNCTAD’ programme budget, including publications programme, 1998-1999. 5. key recommendation Report concerned establishment Flagship Report Review Panel, role coordinate UNCTAD’ main annual publications: Trade Development Report, World Investment Report, Developed Countries Report. Panel aims facilitate regular cross-fertilization ideas, prevent overlap, promote complementarity policy consistency reports. responsible practical aspects reports potential reducing costs; staggering release dates; scope commercial publishing - publishing. Panel constituted November 1997 met occasions review outlines 1998 editions reports. establishment Panel, UNCTAD satisfies organization-wide requirement, endorsed General Assembly, major publications subject -house clearance review body. 2. planning individual publications 6. publications programme approved, planning production individual publications commence. Report confirmed validity planning system intergovernmental meetings established Secretary-General February 1997. part system, outlines parliamentary documentation discussed advance meeting concerned. response Report’ recommendations, authors started place outlines drafts documents comment members secretariat ad hoc cc:Mail bulletin board. 7. important objective UNCTAD’ publications policy ensure policy consistency secretariat conformity established guidelines. Secretary-General entrusted Directors primary responsibility clearance documents quality output Divisions. time, established supervisory mechanism policy clearance authority Deputy Secretary-General. Publications covered include parliamentary documentation, recurrent -recurrent publications featured publications programme, exception flagship reports, dealt Panel . Report expressed support policy clearance mechanism, updated relevant guidelines called strict enforcement. 8. guidelines brought attention secretariat, reminder importance Secretary-General attributes policy clearance mechanism. permit document agenda item substantive items meeting. conformity 1996 decision Secretary-General United Nations, parliamentary documentation exceed 16 pages. documents submitted clearance editing 12 weeks starting date meeting, 10-week UNOG deadline met. interests speedier cost-effective processing documentation, Editorial Section Intergovernmental Support Service (ISS) begun establishing “Editorial Guidelines” cc:Mail bulletin board staff consultants. TD//EX(16)/3 page 4 9. called Report, system active monitoring documentation production process established responsibility ISS, liaises Divisions UNOG services. Documentation focal points designated Division follow documentation production liaise ISS. 10. 1997 marked improvement secretariat’ performance terms meeting deadlines printing distribution documents intergovernmental meetings (76 cent pre- session documents submitted time 10-week rule days late, opposed 66 cent 1996 52 cent 1995). development largely due active monitoring secretariat efforts reduce time required clearance editing. 11. implementation programme work established UNCTAD IX, documents publications listed annex (TD//EX(16)/3/Add.1) processed published 1997. Approximately UNCTAD’ published materials 1997 belonged category parliamentary documentation. , reports proceedings outcomes intergovernmental meetings accounted , major category parliamentary documentation - analytical reports prepared support intergovernmental debate substantive agenda items - remaining thirds. UNCTAD’ publications fell -parliamentary category arose implementation substantive operational components work programme. Report Documentation Publications pointed , UNCTAD’ development mission realized results policy research analytical work lessons derived field operations reach individuals institutions shape implement policies member States. analytical reports prepared intergovernmental meetings referred , dissemination information purpose takes place types publications. 1997, included directories, handbooks, CD-ROMS, analytical reports books -- including produced jointly organizations -- newsletters bulletins, discussion papers, information technical materials arising technical cooperation projects. 3. Dissemination 12. line Report’ recommendation, closer working relationship UNOG established. UNCTAD represented UNOG Working Group Publications Board, deals range matters relating publications delegated Publications Board York. include reviewing publications programmes departments based Geneva. UNCTAD seeking UNOG’ expertise area marketing sales, -publishing opportunities, exploring possibility recovering revenue sale publications purpose reinvesting publications programme. issue addressed United Nations system. comments report Joint Inspection Unit ( ), Secretary-General United Nations welcomed study possibility making portion income earned publications author departments product development, maintenance databases, start- costs activities increase sales revenue. TD//EX(16)/3 page 5 13. accordance Report’ recommendations, Internet dissemination parliamentary documentation enhanced year. download pre-sessional documents English UNCTAD’ World Wide Web site weeks advance relevant intergovernmental meeting. intended provide facility French Spanish 1998. , substantive output meetings appears Web site final form. Executive summaries flagship reports Web site, ordering information. 1994, 1995 1996 editions UNCTAD’ Guide Publications, include titles, symbols abstracts main reports studies, abstracts UNCTAD Discussion Papers, accessible Internet. recognized, , enhancements room improvement, regard accessing documents publications. (UNCTAD’ Web site address http://www.unicc.org/unctad shortly http://www.unctad.org.) 14. Divisions direct responsibility authoring portions Web site respective purviews. UNCTAD’ Information Technology Board fulfills monitoring, coordinating peer-review roles management complex site. resources permit, contents UNCTAD’ Web site reproduced CD-ROM periodically provide information full Internet access. 15. area information technology, human financial resource constraints affecting implementation Report’ recommendations. , establish electronic documentation production chain, called Report. UNCTAD Internet site official languages remains longer-term goal. 4. Assessment 16. number Report’ recommendations assessment impact publications carried . UNCTAD’ Web site, readership survey forms distributed collected conjunction registration process intergovernmental meetings. time, select number publications subjected -depth scrutiny annual basis. involves identifying sample readers, sending questionnaire ensure process yields high rate response. results feedback exercises member States. 5. External developments 17. Executive Committee Economic Social Affairs (EC-ESA) -- executive committees set Secretary-General United Nations -- commissioned review United Nations economic reports United Nations University’ World Institute Development Economics Research (UNU/WIDER) 1997. review examined flagship reports economic field, including Trade Development Report (TDR), World Investment Report (WIR), Developed Countries Report (LDCR), World Economic Social Survey (WESS), Human Development Report (HDR) regional economic surveys view identifying areas overlap, inconsistencies TD//EX(16)/3 page 6 issue dealt context agreement1 UNCTAD DESA closer cooperation field macroeconomic analysis. specific added. EC-ESA results review, parallel review United Nations flagship reports social field undertaken United Nations Research Institute Social Development (UNRISD). present time, Secretary-General UNCTAD state UNU-WIDER review concluded “ overlaps, reports distinctive contribution separate areas, contributes significant net added understanding development issues.” review “ standards reports tend fluctuate good excellent”. praised high quality UNCTAD’ TDR WIR, “combine solid economic analysis innovative analysis, widely debated issues”. data reports large extent additional international organisations consistent reports. recommended reports follow TDR’ exploring carefully chosen special theme year. clear division labour broadly focused reports, overlap UNCTAD’ TDR WESS, produced Department Economic Social Affairs (DESA). review suggested possible1 improvements reducing length (WIR), paring descriptive parts world economy (TDR) increasing interaction reports links trade foreign direct investment, strengthening analytical rigour (LDCR). 18. 1997 Joint Inspection Unit (JIU) prepared report General Assembly entitled United Nations publications: Enhancing cost-effectiveness implementing legislative mandates (JIU/REP/97/2). reviewed aspects United Nations publishing activities: relevance, usefulness potential duplication existing United Nations publications; publications policies practices, administrative, managerial organizational set- oversight publishing activities United Nations secretariat; issues planning, production sales/distribution stages publishing process. report’ recommendations, published shortly report UNCTAD task force publications, validate thrust objectives UNCTAD’ publications policy. , JIU stresses creating oversight mechanisms author departments. addressed UNCTAD establishment Publications Committee. Specific references UNCTAD report include praise UNCTAD’ attempts eliciting feedback readers; “-based” approach rewriting post-Midrand work programme; cost identification transparency vis--vis member States; joint publishing organizations. General Assembly discussing JIU report resumed fifty- session, account Secretary-General’ comments (/52/685). NATIONS UNIES TD Conférence des Nations Unies sur le commerce le éveloppement Distr. GENERALE TD//EX(16)/3 9 évrier 1998 FRANCAIS Original : ANGLAIS CONSEIL DU COMMERCE ET DU DEVELOPPEMENT Seiziè éunion directive Genève, 16 évrier 1998 Point 4 de 'ordre du jour provisoire MISE EN OEUVRE DE LA POLITIQUE DE PUBLICATION DE LA CNUCED Rapport de situation établi par le secrétariat de la CNUCED GE.98-50130 () TD//EX(16)/3 page 2 1. Les principes directeurs de la politique de publication de la CNUCED sont exposé dans le Rapport sur la documentation les publications (TD//EX(15)/5), fruit des travaux 'une équipe spéciale créé par le Secrétaire ééral de la CNUCED en 1996 comme suite aux ébats du Conseil sur la question à sa quarante-troisiè session. Ce rapport, approuvé par le Secrétaire ééral en mai 1997, présente aussi des recommandations précises pour aider la CNUCED à mieux épondre aux besoins des Etats membres, à se conformer à la nouvelle politique de publication de 'ONU, à accroître la porté de ses propres publications à tirer le meilleur parti de ses ressources. Le pré document fait le point de 'application de ces recommandations traite aussi de facteurs extérieurs qui influent sur la politique de publication de la CNUCED. 1. Préparation du programme de publication 2. Une des principales recommandations figurant dans le Rapport concernait la création ' comité des publications pour superviser 'application de la politique de publication de la CNUCED encourager 'innovation. Ce comité éé constitué en octobre 1997. Présidé par le Secrétaire ééral adjoint, il 'est éà éuni deux fois pour examiner des questions présentant intéê immédiat, notamment la copublication 'auto-évaluation. 3. Le Comité des publications est notamment chargé de dresser 'approuver projet de programme de publication avant la CNUCED présente au Siège de 'ONU son projet de budget-programme pour le prochain exercice biennal. En examinant les publications proposées par les divisions, il doit en particulier 'assurer qu'elles sont conformes aux critères de 'ONU, cadrent avec les mandats les priorité correspondent aux besoins éels. Le Comité doit, pour ce faire, se fonder sur 'information recueillie grâce aux écanismes 'évaluation pendant 'exercice biennal préédent. Ainsi, quand le moment sera venu pour le Secrétaire ééral de la CNUCED de communiquer le projet de programme de publication au Groupe de travail du plan à moyen terme du budget-programme, avant de le soumettre aux services du Secrétariat aux organes gouvernementaux compétents de York, il pourra fournir une liste de publications électionnées de faç rigoureuse systématique qu'auparavant. Conformément au Rapport, le Comité commencera à établir le programme de publication pour 'exercice biennal 2000-2001 en septembre 1998. la fin de 'anné, le Secrétaire ééral de la CNUCED communiquera aux Etats membres la liste de publications proposées pour le nouvel exercice, en application du paragraphe 107 ) '" partenariat pour la croissance le éveloppement" (TD/378). 4. Au sujet du programme de publication pour 'exercice biennal 1998-1999, se souviendra des renseignements étaillé ont 'abord éé fournis au Groupe de travail à sa session de janvier 1997. Le Secrétaire ééral de la CNUCED ensuite soumis au Secrétaire ééral de 'ONU son projet de budget-programme, compris la liste de publications proposées, eu égard aux observations formulées par le Groupe. Le secrétariat de la CNUCED parallèlement fait une étude sur les publications envisagées, dont les ésultats ont éé communiqué aux Etats membres en mai. En juin, le Groupe de travail examiné le chapitre relatif à la CNUCED du projet de budget-programme préé par le Secrétaire ééral de 'ONU à 'Assemblé éérale. Quand le Comité du programme de la coordination (CPC) TD//EX(16)/3 page 3 le Comité consultatif pour les questions administratives budgétaires (CCQAB) se sont penché sur le projet de budget-programme, ils ont donc pu tenir compte des vues observations du Groupe de travail. La Cinquiè Commission enfin étudié le budget-programme à la lumiè des avis exprimé par le CPC le CCQAB, adopté une ésolution par laquelle elle approuvé le budget-programme de la CNUCED pour 1998-1999, compris le programme de publication. 5. Le Rapport recommandait aussi la création ' collège chargé de coordonner les trois principales publications annuelles de la CNUCED, à savoir le Rapport sur le commerce le éveloppement, le Rapport sur 'investissement dans le monde le Rapport sur les pays les moins avancé. Ce collège cherche à promouvoir échange 'idées fructueux, à empêcher les chevauchements, ainsi qu'à assurer la complémentarité la érence de ces rapports. Il est également chargé 'étudier des questions pratiques, par exemple les moyens de éduire les frais 'échelonner les dates de publication, ainsi les possibilité de publication commerciale ou de copublication. Constitué en novembre 1997, il 'est éuni deux fois pour étudier le plan des trois rapports qui paraîtront en 1998. La CNUCED remplit donc la condition établie écemment par 'Assemblé éérale qui jugé écessaire toutes les grandes publications des organismes des Nations Unies soient approuvées par comité 'examen interne. 2. Planification des différentes publications 6. Quand le programme de publication ç le feu vert, la planification de la production peut commencer. Le Rapport confirmé la validité du systè de planification établi par le Secrétaire ééral en évrier 1997 pour les éunions des organes intergouvernementaux. Ce systè permet notamment 'étudier bien avant les éunions le plan des documents qui seront préé à ces organes. En application 'une autre recommandation du Rapport, les auteurs ont également commencé à diffuser le plan 'ébauche des documents sur tableau 'affichage spécial du courrier électronique, pour 'autres membres du secrétariat puissent formuler des observations. 7. La politique de publication de la CNUCED vise, entre autres grands objectifs, à garantir la érence des orientations de 'ensemble du secrétariat la conformité avec les directives établies. Le Secrétaire ééral de la CNUCED confié aux directeurs de division la responsabilité premiè de 'approbation de la qualité des documents établis par leur propre division. Il aussi créé écanisme de surveillance 'approbation, placé sous 'autorité du Secrétaire ééral adjoint. Les publications visées comprennent la documentation destiné aux organes élibérants, ainsi les publications ériodiques ponctuelles prévues au programme, à 'exception des trois rapports "phares", dont 'occupe le collège susmentionné. Dans le Rapport, 'équipe spéciale approuvé ce écanisme, préé des directives actualisées préconisé leur stricte application. 8. Les nouvelles directives ont éé portées à 'attention du secrétariat, auquel rappelé 'importance le Secrétaire ééral attachait au écanisme 'approbation. Il doit avoir seul document par point de 'ordre du jour, celui-ci ne peut pas comporter de deux questions de fond. Conformément à la écision prise en 1996 par le Secrétaire ééral de 'ONU, TD//EX(16)/3 page 4 les documents élibératoires ne doivent pas compter de 16 pages. Ils doivent être soumis pour approbation édition 12 semaines avant le é de la éunion, de faç la date limite des 10 semaines applicable à 'ONUG puisse être respecté. Par souci de rapidité 'économie, la Section 'édition des Services 'appui intergouvernemental donne des directives en matiè de édaction 'édition au personnel aux consultants de la CNUCED, au moyen ' tableau 'affichage du courrier électronique. 9. Conformément à la recommandation formulé dans le Rapport, écanisme de suivi actif de la production éé mis en place sous la responsabilité des Services 'appui intergouvernemental, qui travaillent en liaison avec les divisions de la CNUCED les services compétents de 'ONU. Dans chaque division, une personne est chargé de suivre 'établissement de la documentation de collaborer avec les Services 'appui intergouvernemental. 10. Pendant le semestre de 1997, le secrétariat fait de nets progrè en ce qui concerne le respect des dates limites pour 'impression la distribution des documents destiné aux éunions 'organes intergouvernementaux (76 % des documents établis avant la session ont éé préé conformément à la ègle des 10 semaines, à trois jours prè - contre 66 % en 1996 52 % en 1995). Cela est û en grande partie au suivi actif dont il éé question ci-dessus, ainsi qu'aux efforts éployé par le secrétariat pour raccourcir les élais 'approbation 'édition. 11. 'additif du pré rapport (TD//EX(16)/3/Add.1) donne la liste des documents établis publié en 1997 dans le cadre du nouveau programme de travail établi aprè la neuviè session de la Conférence. Environ la moitié 'entre eux étaient des documents élibératoires (constitué pour tiers de rapports textes finals de éunions intergouvernementales, pour deux tiers 'études analytiques établies afin de nourrir le ébat intergouvernemental sur les questions de fond inscrites à 'ordre du jour). 'autre moitié comprenait des documents élibératoires publié en application du programme de travail. Comme il est souligné dans le Rapport sur la documentation les publications, la CNUCED ne peut accomplir sa mission de éveloppement si les ésultats de ses recherches les enseignements tiré de ses activité concrètes sont porté à la connaissance de ceux qui éterminent mettent en oeuvre la politique dans les Etats membres. Outre les rapports analytiques établis pour les organes intergouvernementaux, elle publie à cette fin divers types de documents. En 1997, elle fait paraître des épertoires, des manuels, des CD-ROM, des études ouvrages (dont certains ont éé produits en collaboration avec 'autres organisations), des bulletins des documents de synthèse, diffusé des informations documents spécialisé dans le cadre de projets de coopération technique. 3. Diffusion 12. Conformément à la recommandation du Rapport, des relations de travail étroites ont éé établies avec 'ONUG. La CNUCED est repréé au Groupe de travail créé à Genève par le Comité des publications ( York), qui 'occupe de divers aspects des publications en vertu des pouvoirs qui lui sont éégué par ce comité. Il est notamment chargé 'examiner le programme de publication des épartements établis à Genève. La CNUCED cherche également à mettre à profit les compétences de 'ONUG dans le domaine de la TD//EX(16)/3 page 5 commercialisation des ventes, notamment pour la copublication, étudie la possibilité de éinvestir dans son propre programme de publication une partie des recettes provenant de la vente de ses documents. Cette question intéresse tous les organismes des Nations Unies. Commentant écemment le rapport du Corps commun 'inspection (voir loin), le Secrétaire ééral de 'ONU jugé utile 'étudier avant la possibilité 'allouer une partie des recettes provenant des publications aux épartements dont elles émanent, pour financer la mise au point de nouveaux produits, 'exploitation de bases de données, les frais de émarrage autres activité visant à accroître le produit des ventes. 13. Conformément aux recommandations du Rapport, la CNUCED entrepris de faire large usage 'Internet pour diffuser les documents élibératoires ses autres publications. La documentation préalable est ésormais disponible en anglais sur son site Web quatre semaines avant chaque éunion intergouvernementale. Elle devrait être également diffusé en espagnol en français dans le courant de 1998. peut avoir accè aux textes adopté lors des éunions è leur parution sous forme éfinitive. Les ésumé des trois grands rapports annuels peuvent aussi être consulté sur le site Web (qui indique comment passer commande), de ê les livraisons de 1994, 1995 1996 du Guide des publications de la CNUCED, qui donnent le titre, la cote des aperç des principaux rapports études, les ésumé des Discussion Papers de la CNUCED. Des éliorations sont cependant encore possibles, en particulier en ce qui concerne 'accè aux documents publications. ('adresse du site Web de la CNUCED est actuellement : http://www.unicc.org/unctad, mais deviendra bientô http://www.unctad.org.). 14. Les divisions sont directement responsables des informations données sur le site Web qui relèvent de leur domaine 'activité. Le Conseil des technologies de 'information de la CNUCED assure le suivi, la coordination 'examen critique collégial écessaires à la gestion ' site aussi complexe. Si les ressources le permettent, le contenu du site Web de la CNUCED sera ériodiquement reproduit sur CD-ROM à 'intention de ceux qui 'ont pas pleinement accè à Internet. 15. Dans ce domaine de 'informatique, en particulier, le manque de ressources humaines financières nuit à 'application de certaines des recommandations du Rapport. Par exemple, il ' pas encore éé de créer une chaîne électronique de production de la documentation. 'établissement ' site Internet dans toutes les langues officielles demeure objectif à long terme. 4. Evaluation 16. Certaines recommandations du Rapport concernant 'évaluation des incidences des publications sont en train 'être mises en oeuvre. Des questionnaires adressé aux lecteurs sont disponibles sur le site Web de la CNUCED sont aussi distribué à 'occasion de 'inscription des participants aux éunions intergouvernementales. nombre de publications font aussi chaque anné 'objet 'une enquête approfondie : envoie questionnaire à échantillon de lecteurs veille à ce qu'ils soient nombreux à épondre. Les ésultats, ainsi ceux 'autres enquêtes, seront communiqué aux Etats membres. TD//EX(16)/3 page 6 Cette question éà éé abordé par la CNUCED le épartement, qui1 ont écidé de collaborer étroitement dans le domaine de 'analyse macro- économique. 5. Facteurs extérieurs 17. En 1997, le Comité écutif sur les affaires économiques sociales - des quatre comité écutifs créé par le Secrétaire ééral de 'ONU - chargé 'Institut mondial de recherche sur 'économie du éveloppement (Université des Nations Unies) de faire une étude sur les publications économiques de 'ONU. 'examen porté sur les grands rapports publié dans ce domaine, dont le Rapport sur le commerce le éveloppement, le Rapport sur 'investissement dans le monde, le Rapport sur les pays les moins avancé, La situation économique sociale dans le monde, le Rapport mondial sur le éveloppement humain ainsi des études économiques égionales. Il 'agissait de repérer les éventuels chevauchements ou incohérences, de éterminer la valeur propre de chaque publication. Le Comité écutif 'apprête à étudier les ésultats de cet examen, ainsi ceux 'une étude parallèle sur les rapports phares de 'ONU dans le domaine social, faite par 'Institut de recherche des Nations Unies pour le éveloppement social. 'heure actuelle, le Secrétaire ééral de la CNUCED peut dire , 'aprè 'examen auquel procéé 'Institut mondial de recherche sur 'économie du éveloppement, "malgré certains chevauchements, chaque rapport apporte une contribution bien particuliè dans des domaines distincts, autrement dit chacun est trè utile pour enrichir notre connaissance des problèmes de éveloppement". 'Institut conclu le degré de qualité des rapports variait entre "assez bon" "excellent". Il loué en particulier le Rapport sur le commerce le éveloppement le Rapport sur 'investissement dans le monde, qui "présentent à la fois une analyse économique érieuse des idées novatrices sur des questions qui font 'objet ' large ébat". Il également trouvé les données figurant dans les rapports étaient en grande partie édites, qu'elles complétaient celles qui étaient fournies par 'autres organisations internationales , dans 'ensemble, elles étaient érentes. 'Institut recommandé de 'inspirer du Rapport sur le commerce le éveloppement, consacré chaque anné à è spécial, pour 'établissement des autres rapports. Il avait à son avis une division du travail assez nette entre les cinq grands rapports, avec quelques chevauchements entre le Rapport sur le commerce le éveloppement 'étude sur La situation économique sociale dans le monde publié par le épartement des affaires économiques sociales . 'Institut également1 suggéé diverses éliorations : éduire la longueur du Rapport sur 'investissement dans le monde, élaguer les parties descriptives sur 'économie mondiale dans le Rapport sur le commerce le éveloppement, renforcer la complémentarité de ces deux rapports en ce qui concerne les liens entre le commerce 'investissement étranger direct, faire preuve 'une grande rigueur analytique dans le Rapport sur les pays les moins avancé. 18. Toujours en 1997, le Corps commun 'inspection (CCI) établi, à 'intention de 'Assemblé éérale, rapport intitulé Publications des Nations Unies : élioration du rapport û-efficacité aux fins de 'écution des mandats des organes intergouvernementaux (JIU/REP/97/2). Il examiné les aspects suivants des publications de 'ONU : 'intéê TD//EX(16)/3 page 7 'utilité des publications des Nations Unies les cas éventuels de double emploi; politiques pratiques en matiè de publication; structure administrative organique contrôle des activité de publication du Secrétariat de 'ONU; diverses questions concernant la planification, la production, les ventes la distribution. Ses recommandations, qui ont éé publiées peu aprè le rapport de 'Equipe spéciale de la CNUCED, confirment la validité des orientations des objectifs de la politique de publication adopté par celle-ci. Par exemple, le CCI souligne la écessité 'établir des écanismes de supervision dans les épartements auteurs. La CNUCED éà créé comité des publications. Le CCI mentionne expressément la CNUCED la élicite notamment de chercher à obtenir des éactions de ses lecteurs, 'être repartie de éro pour dresser son programme de travail aprè Midrand, de 'employer à éfinir clairement les ûts à faire preuve de transparence à 'égard des Etats membres, de pratiquer la copublication avec 'autres organisations. 'Assemblé éérale examinera le rapport du Corps commun à la reprise de sa cinquante-deuxiè session, compte tenu des observations du Secrétaire ééral (/52/685). ----- TD Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio Desarrollo NACIONESNACIONES UNIDASUNIDAS Distr. GENERAL TD//EX(16)/3 9 de febrero de 1998 ESPAÑOL Original: INGLÉ JUNTA DE COMERCIO DESARROLLO 16ª reunió ejecutiva Ginebra, 16 de febrero de 1998 Tema 4 del programa provisional INFORME SOBRE LA MARCHA DE LA APLICACIÓ DE LA POLÍTICA DE PUBLICACIONES DE LA UNCTAD Informe de la secretarí de la UNCTAD 1. Los principios inspiran la política de publicaciones de la UNCTAD las directrices rigen su aplicació figuran en el Informe sobre documentació publicaciones (TD//EX(15)/5). El Informe ofrece el resultado de los trabajos de Grupo creado por el Secretario General de la UNCTAD en 1996 tras el debate de la política de publicaciones por la Junta de Comercio Desarrollo en su 43º íodo de sesiones. El Secretario General apoyó el Informe en mayo de 1997. Aparte de los principios rectores, el informe contiene una serie de recomendaciones específicas destinadas responder las necesidades de los Estados miembros, ajustarse los cambios recientes en la política de publicaciones de las Naciones Unidas, ampliar la eficacia el alcance de la UNCTAD, aumentar el rendimiento de los recursos. El presente informe expone lo avanzado hasta la fecha en la aplicació de las recomendaciones del informe, í como los acontecimientos ajenos la UNCTAD inciden en la política de publicaciones de ésta. 1. Preparació del programa de publicaciones 2. Una recomendació fundamental del Informe era la creació de Comité de Publicaciones encargado de supervisar en general la aplicació efectiva de la política de publicaciones de la UNCTAD de aportar á innovaciones. En consecuencia, el Comité de Publicaciones se nombró en octubre de 1997 bajo la presidencia del Secretario General Adjunto. Se ha reunido dos veces hasta la fecha, abordando cuestiones de interé inmediato, en la copublicació la autoevaluació. GE.98-50132 () TD//EX(16)/3 ágina 2 3. Una tarea principal del Comité de Publicaciones antes de cada bienio es planificar aprobar proyecto de programa de publicaciones anterioridad la presentació del proyecto de presupuesto por programas de la UNCTAD la Sede de las Naciones Unidas. Al examinar el programa de publicaciones propuesto por las Divisiones, el Comité velará en por las publicaciones respeten los criterios de las Naciones Unidas, cumplan los mandatos, reflejen las prioridades correspondan necesidades reales. En esta tarea, el Comité se guiará tambié por las lecciones aprendidas mediante las respuestas obtenidas de los mecanismos de evaluació propuestos durante el bienio anterior. De esta manera, llegado el momento de el Secretario General de la UNCTAD comunique el programa de publicaciones propuesto al Grupo de Trabajo sobre el Plan de Mediano Plazo el Presupuesto por Programas antes de someterlo la tramitació correspondiente de la secretarí intergubernamental en Nueva York, podrá presentar una lista de publicaciones ha sido objeto de proceso de selecció á sistemático en el pasado. Por consiguiente, como se pedí en el Informe, la planificació del programa de publicaciones para el bienio 2000-2001 lo iniciará el Comité de Publicaciones en septiembre de 1998; el Secretario General de la UNCTAD comunicará los Estados miembros finales de 1998 la lista propuesta de publicaciones para el nuevo bienio, en cumplimiento del árrafo 107 ) del documento "Una asociació para el crecimiento el desarrollo" (TD/378). 4. En cuanto al programa de publicaciones para el bienio 1998-1999, se recordará se presentó informació detallada por primera vez al Grupo de Trabajo en su íodo de sesiones de enero de 1997. Posteriormente, el Secretario General de la UNCTAD presentó su proyecto de presupuesto por programas, incluida la lista de publicaciones propuestas, al Secretario General de las Naciones Unidas, teniendo en cuenta las observaciones del Grupo de Trabajo. Entretanto, la secretarí de la UNCTAD efectuó estudio de las publicaciones propuestas, cuyos resultados se comunicaron en mayo los Estados miembros. En junio el Grupo de Trabajo examinó la parte correspondiente la UNCTAD del presupuesto por programas propuesto por el Secretario General de las Naciones Unidas la Asamblea General. í, cuando el Comité del Programa de la Coordinació (CPC) la Comisió Consultiva en Asuntos Administrativos de Presupuesto (CCAAP) examinaron el presupuesto por programas propuesto, pudieron tener en cuenta las opiniones observaciones del Grupo de Trabajo. continuació la Quinta Comisió examinó el presupuesto por programas la luz de las opiniones del Comité del Programa de la Coordinació de la Comisió Consultiva, adoptó una resolució aprobando el presupuesto por programas de la UNCTAD, incluido el programa de publicaciones para 1998-1999. 5. Una segunda recomendació clave del informe se referí la creació de grupo especial encargado de examinar los informes principales, cuya funció es coordinar las tres grandes publicaciones anuales de la UNCTAD: el Informe sobre el Comercio el Desarrollo, el World Investment Report, el Informe sobre los Países Menos Adelantados. El Grupo tiene por objeto facilitar értil intercambio habitual de ideas, evitar las duplicaciones fomentar la complementariedad coherencia entre esos informes. Se encarga tambié de examinar los aspectos prácticos de los informes tales como la TD//EX(16)/3 ágina 3 posibilidad de reducir costos, el escalonamiento de las fechas de publicació las posibilidades de publicació copublicació comerciales. El Grupo se constituyó en noviembre de 1997 se ha reunido en dos ocasiones para examinar los esquemas de las ediciones de 1998 de los tres informes. la creació de este Grupo, la UNCTAD cumple ahora el requisito aplicable toda la organizació, recientemente respaldado por la Asamblea General, de todas las principales publicaciones esté sujetas autorizació interior por órgano supervisor. 2. La planificació de las distintas publicaciones 6. Una vez aprobado el programa de publicaciones, puede comenzar la planificació de la producció de cada una de ellas. El informe confirmó la validez del sistema de planificació para las reuniones intergubernamentales, establecido por el Secretario General en febrero de 1997. Como parte de ese sistema, los esquemas de la documentació parlamentaria se examinan mucha antelació la reunió está destinadas. Tambié en respuesta otra de las recomendaciones del Informe, los autores han comenzado someter los esquemas proyectos de los documentos otros miembros de la secretarí en tabló de boletines especial en correo electrónico, para formulen observaciones. 7. importante objetivo de la política de publicaciones de la UNCTAD es velar por se armonicen las políticas de todas las secretarí se cumplan las directrices fijadas. El Secretario General ha confiado los Directores la funció primordial de autorizar los documentos controlar la calidad de la producció de sus Divisiones. Al mismo tiempo, ha establecido mecanismo de supervisió para autorizar las políticas, bajo la autoridad del Secretario General Adjunto. Entre las publicaciones incluidas está la documentació parlamentaria, í como las publicaciones periódicas periódicas incluidas en el programa de publicaciones, excepto los tres informes principales son examinados por el Grupo antes descrito. El Informe apoyó el mecanismo de autorizació de políticas, actualizó las directrices pertinentes pidió su cumplimiento estricto. 8. Las nuevas directrices se señalaron la atenció de la secretarí, junto recordatorio de la importancia el Secretario General atribuye al mecanismo de autorizació de políticas. Las directrices permiten solo documento por cada tema del programa dos temas sustantivos por reunió. Segú la decisió de 1996 del Secretario General de las Naciones Unidas, los documentos parlamentarios deberá rebasar 16 áginas. Estos documentos deberá presentarse para autorizació edició 12 semanas antes de la fecha de comienzo de la reunió, fin de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra pueda cumplir el plazo de 10 semanas. En interé de una tramitació á ápida económica de los documentos, la Secció Editorial del Servicio de Apoyo Intergubernamental ha comenzado establecer tabló de boletines en el correo electrónico, "Directrices editoriales", para uso del personal los consultores. 9. Como se pedí tambié en el Informe, se ha establecido sistema de supervisió del proceso de producció de documentos bajo la responsabilidad TD//EX(16)/3 ágina 4 del Servicio de Apoyo Intergubernamental, está enlazado las Divisiones los servicios correspondientes de la UNOG. En cada Divisió se han designado centros de coordinació se encarguen de seguir la producció de la documentació del enlace dicho Sistema. 10. En la segunda mitad de 1997 se registró una nueva mejora notable del funcionamiento de la secretarí en cuanto al cumplimiento de los plazos de impresió distribució de documentos para reuniones intergubernamentales (el 76% de los documentos anteriores los íodos de sesiones se presentaron dentro de la norma de diez semanas tres í de retraso como áximo, frente al 66% en 1996 el 52% en 1995). Esta evolució se debió en gran parte la vigilancia activa antes descrita los esfuerzos de la secretarí para reducir el tiempo requerido para autorizació edició. 11. Al aplicar el nuevo programa de trabajo establecido despué de la UNCTAD IX, los documentos publicaciones enumerados en el anexo (TD//EX(16)/3/Add.1) se tramitaron publicaron en 1997. Aproximadamente la mitad de los materiales publicados por la UNCTAD en 1997 pertenecen la categorí de documentació parlamentaria. De esta mitad los informes sobre las deliberaciones conclusiones de las reuniones intergubernamentales representaron tercio, en tanto en la otra categorí principal de documentació parlamentaria, es decir, los resúmenes analíticos preparados para los debates intergubernamentales sobre temas sustantivos del programa, representaron los dos tercios restantes. La otra mitad de las publicaciones de la UNCTAD pertenece la categorí parlamentaria resulta de la aplicació de los componentes sustantivos operacionales del programa de trabajo. Como señaló el Informe sobre Documentació Publicaciones, la misió de desarrollo de la UNCTAD ólo puede realizarse si los resultados de la investigació de políticas de los trabajos analíticos, í como las lecciones sacadas de las operaciones sobre el terreno, llegan las personas instituciones deciden aplican las políticas en los Estados miembros. Aparte de los resúmenes analíticos para reuniones intergubernamentales antes mencionados, la difusió de informació este fin se efectú mediante diversos tipos de publicaciones. En 1997, cabe mencionar entre ellas las guí, manuales, CD-ROMS, resúmenes analíticos libros -inclusive los elaborados conjuntamente otras organizaciones- circulares boletines, documentos de debate , materiales écnicos de informació resultantes de proyectos de cooperació écnica. 3. Difusió 12. Siguiendo la recomendació del Informe, se ha establecido una relació á estrecha la ONUG. La UNCTAD está representada en el Grupo de Trabajo de la Junta de Publicaciones de Ginebra, se ocupa de una serie de cuestiones relacionadas las publicaciones ha delegado en ella la Junta de Publicaciones de Nueva York. Entre ellas figura el examen de los programas de publicaciones de los departamentos radicados en Ginebra. La UNCTAD ha recabado tambié los conocimientos prácticos de la ONUG en materia de comercializació ventas, sobre todo respecto de las oportunidades de copublicació, está estudiando la posibilidad de obtener TD//EX(16)/3 ágina 5 ingresos de la venta de sus publicaciones para reinvertirlos en su propio programa de publicaciones. Esta cuestió se está examinando en todo el sistema de las Naciones Unidas. En sus recientes observaciones al informe de la Dependencia ú de Inspecció (éase infra), el Secretario General de las Naciones Unidas ha aplaudido se siga estudiando la posibilidad de entregar parte de los ingresos procedentes de las publicaciones los departamentos autores de las mismas para los destinen al desarrollo de productos, el mantenimiento de bases de datos, los costos iniciales otras actividades para aumentar los ingresos de ventas. 13. Conforme las recomendaciones del Informe, durante el pasado ñ ha aumentado el uso de Internet para difundir la documentació parlamentaria de otro tipo. Ahora es posible descargar documentos en inglé anteriores al íodo de sesiones desde el sitio de la UNCTAD en el Web cuatro semanas antes de la reunió intergubernamental correspondiente. Se pretende prestar el mismo servicio en francé en español en el curso de 1998. Ademá, el resultado sustantivo de las reuniones aparece en el sitio del Web tan pronto como alcanza forma definitiva. Actualmente está disponibles en el sitio del Web los resúmenes ejecutivos de los tres informes principales, junto la informació para pedirlos. Las ediciones de 1994, 1995 1996 de la Guí de Publicaciones de la UNCTAD, comprenden los ítulos, las signaturas los resúmenes de los principales informes estudios, í como resúmenes de los Discussion Papers de la UNCTAD, pueden ahora consultarse en Internet. Se reconoce, sin embargo, pese estos progresos ú queda margen para mejorar, particularmente en cuanto al acceso documentos publicaciones. (Actualmente la direcció del sitio de la UNCTAD en el Web es http://www.unicc.org/unctad en breve será http://www.unctad.org.) 14. Las Divisiones se encargan directamente de autorizar las porciones del sitio del Web caen dentro de sus competencias respectivas. La Junta de Tecnologí de la Informació de la UNCTAD asume las funciones de supervisió, coordinació examen necesarias para la gestió de sitio complejo. Cuando los recursos lo permitan, los contenidos del sitio de la UNCTAD en el Web se reproducirá periódicamente en CD-ROM para proporcionar la informació quienes tienen pleno acceso Internet. 15. Particularmente en esta esfera de la tecnologí de la informació, la limitació de recursos humanos financieros está afectando la aplicació de algunas recomendaciones del Informe. Por ejemplo, ú ha sido posible establecer una cadena de producció electrónica de la documentació, como se pedí en el mismo. sitio de la UNCTAD en Internet en todos los idiomas oficiales sigue siendo objetivo largo plazo. 4. Evaluació de resultados 16. Se está cumpliendo varias de las recomendaciones del Informe sobre la evaluació de la repercusió de las publicaciones. Ademá de estar disponibles en el sitio de la UNCTAD en el Web, se está distribuyendo despué recogiendo formularios de encuesta de lectores durante el proceso de inscripció en reuniones intergubernamentales. Al mismo tiempo, úmero seleccionado de publicaciones está siendo objeto de álisis anual TD//EX(16)/3 ágina 6 1/ En esta cuestió ya se ha tratado al hablar del acuerdo entre la UNCTAD el Departamento de Asuntos Económicos Sociales sobre una mayor cooperació en materia de álisis macroeconómico. fondo. Para esto hay elaborar una muestra de lectores, enviar los cuestionarios efectuar su seguimiento fin de el proceso arroje una elevada tasa de respuestas. Los resultados de esta otras tareas de intercomunicació se comunicará los Estados miembros. 5. Novedades exteriores 17. El Comité Ejecutivo de Asuntos Económicos Sociales -uno de los cuatro comité ejecutivos creados por el Secretario General de las Naciones Unidas- encargó examen de los informes económicos de las Naciones Unidas al Instituto Mundial de Investigaciones de Economí del Desarrollo de la Universidad de las Naciones Unidas (UNU/WIDER) en 1997. El estudio examinó los principales informes en materia económica, en el Informe sobre el Comercio el Desarrollo, el World Investment Report, el Informe sobre los Países Menos Adelantados, el Estudio Económico Social, el Informe sobre Desarrollo Humano, los estudios económicos regionales, miras detectar posibles esferas de duplicació, las incongruencias el valor específico ñadido. El Comité Ejecutivo de Asuntos Económicos Sociales va considerar los resultados del examen, junto los de examen paralelo de los informes principales de las Naciones Unidas en materia social efectuado por el Instituto de Investigaciones de las Naciones Unidas para el Desarrollo Social (UNRISD). En la actualidad, el Secretario General de la UNCTAD puede decir el mencionado examen del Instituto Mundial llegó la conclusió de , "aunque hay algunas duplicaciones, todos cada uno de los informes aporta una contribució específica en distintas esferas, ñade valor neto significativo nuestra comprensió de las cuestiones del desarrollo". El examen ó "el nivel de todos los informes tiende oscilar entre bastante bueno excelente". Se elogia en la gran calidad del Informe sobre el Comercio el Desarrollo del World Institute Report, diciendo "combinan ólido álisis económico álisis innovadores sobre cuestiones ampliamente debatidas". ó tambié los datos facilitados en los informes son bastante nuevos, complementan los proporcionados por otras organizaciones internacionales en conjunto coinciden en todos los informes. Recomendó los demá informes siguieran el ejemplo del Informe sobre el Comercio el Desarrollo, explora tema cuidadosamente elegido cada ñ. ó habí una clara divisió del trabajo entre los cinco informes de enfoque general, cierta duplicació entre el Informe sobre el Comercio el Desarrollo de la UNCTAD el Estudio Económico Social, producido por el Departamento de Asuntos Económicos Sociales . El examen sugirió tambié posibles mejoras tales como reducir la1 extensió del World Institute Report, recortar las partes descriptivas sobre la economí mundial (en el Informe sobre el Comercio el Desarrollo) aumentar la conexió entre estos dos informes respecto de las relaciones entre el comercio la inversió extranjera directa, í como aumentar el rigor analítico (en el Informe sobre los Países en Desarrollo Menos Adelantados). TD//EX(16)/3 ágina 7 18. Tambié en 1997 la Dependencia ú de Inspecció preparó informe para la Asamblea General titulado Las publicaciones de las Naciones Unidas: mejoramiento de la eficacia en funció de los costos en la ejecució de los mandatos legislativos (JIU/REP/97/2). El informe examinó los siguientes aspectos de las actividades de publicació de las Naciones Unidas: la pertinencia, utilidad potencial de duplicació de las actuales publicaciones de las Naciones Unidas; las políticas prácticas de las publicaciones, í como la estructura la supervisió administrativa, organizacional de las actividades de publicació de la Secretarí de las Naciones Unidas; diversas cuestiones relativas la planificació, la producció ( las fases de distribució ventas) del proceso de publicació. Las recomendaciones del informe, se publicaron poco despué del informe del Grupo de Trabajo de la UNCTAD sobre publicaciones, corroboran el sentido los objetivos de la política de publicaciones de la UNCTAD. Por ejemplo, la Dependencia ú de Inspecció recalca la necesidad de crear mecanismos de supervisió en los departamentos autores de las publicaciones. La UNCTAD ha respondido esta necesidad creando Comité de Publicaciones. Refiriéndose específicamente la UNCTAD, el Informe elogia los esfuerzos de ésta por comunicarse los lectores; "partir de cero" al revalorar el programa de trabajo posterior Midrand; buscar la identificació de costos la transparencia los Estados miembros; concertar la copublicació otras organizaciones. La Asamblea General examinará el informe de la Dependencia ú de Inspecció en la reanudació de su quincuagésimo segundo íodo de sesiones, teniendo en cuenta las observaciones del Secretario General (/52/685). -----